Moderne Unternehmen setzen zunehmend auf Automatisierung, um sich wiederholende und entscheidungsbasierte Aufgaben effizienter zu gestalten. Eine der leistungsstärksten Methoden dabei sind regelbasierte Aktionsmechanismen, die vordefinierte Logiken in ERP- und CRM-Systemen ausführen – beispielsweise zur Automatisierung von Mahnprozessen oder der Angebotserstellung. Was sind regelbasierte Aktionen? Regelbasierte Aktionen sind automatisierte Auslöser, die auf einer festgelegten logischen Struktur basieren – meist nach dem Prinzip „Wenn X, dann Y“. Beispiele: Wenn eine Rechnung 14 Tage unbezahlt bleibt, dann sende automatisch eine Zahlungserinnerung. Wenn ein Kunde über ein Formular ein Angebot anfordert, dann generiere automatisch ein PDF-Angebot und sende es per E-Mail. Sind die Regeln einmal definiert, erfolgt die Ausführung vollständig automatisiert – ohne manuelles Eingreifen. Ziel ist es, schnellere Reaktionszeiten, konsistente Abläufe und eine optimale Ressourcennutzung zu gewährleisten. Typische Anwendungsfälle 1. Mahnwesen (Dunning) Automatisiertes Mahnwesen stellt sicher, dass offene Rechnungen konsequent nachverfolgt werden: Erinnerungen nach X Tagen versenden Eskalation an die Rechtsabteilung bei weiterer Nichtzahlung Personalisierte Kommunikation je nach Kundenstatus 2. Angebotserstellung Vertriebsteams sparen Zeit durch folgende Automatisierungen: Kundendaten automatisch aus dem CRM übernehmen Rabatte oder Steuern automatisch berechnen Professionelle PDF-Angebote sofort generieren 3. Lead-Nurturing Basierend auf dem Verhalten von Leads können automatisch passende Inhalte, Einladungen zu Demos oder Sonderangebote versendet werden. 4. Bestellverfolgung Automatisches Versenden von Updates, wenn ein Produkt verschickt, verzögert oder nicht auf Lager ist. Vorteile regelbasierter Automatisierung Zeitersparnis: Manuelle Aufgaben wie E-Mail-Versand oder Dateneingabe entfallen. Fehlerreduktion: Keine vergessenen Rechnungen oder übersehenen Angebotsanfragen. Konsistenz: Jeder Kunde erhält denselben professionellen Service. Skalierbarkeit: Prozesse funktionieren gleich effizient – ob mit 10 oder 10.000 Kunden. Integration mit ERP- und CRM-Systemen Regelbasierte Aktionen entfalten ihre volle Wirkung in Kombination mit ERP- und CRM-Systemen: CRM-Systeme liefern Trigger aus dem Kundenverhalten; ERP-Systeme arbeiten mit transaktionsbasierten Regeln wie Zahlungsfristen, Lagerbeständen oder Budgetlimits. Fazit Regelbasierte Aktionen revolutionieren den Umgang mit wiederkehrenden Geschäftsprozessen. Durch die Automatisierung von Mahnwesen, Angebotserstellung und anderen Routineaufgaben senken Unternehmen ihre Kosten, steigern die Kundenzufriedenheit und verlieren keine wertvollen Geschäftschancen mehr aus den Augen.