In modernen Unternehmen sind Effizienz und Transparenz entscheidend – und Workflows spielen dabei eine zentrale Rolle. ERP- (Enterprise Resource Planning) und CRM-Systeme (Customer Relationship Management) bieten strukturierte, regelbasierte Workflows, die Genehmigungsprozesse automatisieren und abteilungsübergreifend steuern. Warum Workflows wichtig sind Manuelle Genehmigungen – wie Urlaubsanträge, Bestellungen oder Verkaufsangebote – bleiben oft in E-Mail-Postfächern hängen oder werden auf Schreibtischen vergessen. Das verlangsamt Prozesse und führt zu Verzögerungen oder verpassten Chancen. Workflows digitalisieren und automatisieren diese Abläufe und sorgen für Konsistenz, Nachvollziehbarkeit und Verantwortlichkeit. Zentrale Vorteile automatisierter Workflows Schnellere Genehmigungen: Mit vordefinierten Regeln und automatischer Weiterleitung erfolgen Genehmigungen sofort, sobald die Bedingungen erfüllt sind. Mehr Transparenz: Jeder Schritt im Prozess wird protokolliert und ist nachvollziehbar – Manipulationen und Fehler werden minimiert. Bessere Compliance: Genehmigungsregeln stellen sicher, dass interne Richtlinien und gesetzliche Vorgaben eingehalten werden. Weniger Engpässe: Automatische Benachrichtigungen und Eskalationen halten Prozesse am Laufen – auch bei Abwesenheiten. Typische Anwendungsfälle Urlaubsanträge: Mitarbeiter stellen Anträge über das CRM-Self-Service-Portal, die dann nach festgelegten Kriterien an Vorgesetzte weitergeleitet werden. Bestellungen: Das ERP-System prüft Budgetgrenzen, Lieferantendaten und Freigabeschwellen, bevor eine finale Genehmigung erfolgt. Verkaufsangebote: Angebotsfreigaben im CRM überprüfen Rabatte, Margen oder Kundenklassifikationen vor dem Versand an Entscheidungsträger. Best Practices für die Workflow-Gestaltung Prozesse visualisieren: Ausgangspunkt ist ein klares Verständnis des bestehenden manuellen Ablaufs. Rollen und Bedingungen definieren: Wer genehmigt was – und unter welchen Voraussetzungen? Eskalationsregeln festlegen: Zeitlimits und Ersatzregelungen für Genehmigungen berücksichtigen. Mit Benachrichtigungen verbinden: E-Mail, App-Benachrichtigungen oder Dashboards nutzen, um Beteiligte auf dem Laufenden zu halten. Fazit Durch die Automatisierung von Workflows und Genehmigungsprozessen in ERP- und CRM-Systemen können Unternehmen ihre Abläufe beschleunigen, die Einhaltung von Regeln sichern und Mitarbeitern mehr Klarheit und Kontrolle geben. Es geht nicht nur um Zeitersparnis – sondern um fundierte, schnelle Entscheidungen.